お仕事してるとメールって絶対使いますよね。
お客さんとのやり取りとか、私の場合は制作内容について伺ったりします。
そのとき、分かりやすい文章って必須ですよね。
ちゃんと伝えないとお互い勘違いがあったり、そもそも読んで理解するのがしんどい。
なのでメールをお送りするときはできるだけ分かりやすい文章にするよう気を付けています。
それらをご紹介していこうと思います。
１．適度に改行を
たまーにいらっしゃるのが、改行が一切ない文面。
これめちゃくちゃ読みづらいです。
改行は適度に必要です。
私は１文と適当な文節で改行します。
「。」を書いたら改行。
１文が長いときは適当な文節で改行。
そして内容が変わったら１行あける。
これで内容ごとにかたまりができるので、読み手が分かりやすくなります。
改行がまったくないひと塊の文面は読みづらいので注意です。
２．テーマは最初にひとことで書く
なにについてのメールなのか、結論などを最初に書くことによって、読み手が内容を理解しやすくなります。
もらった指示書の内容について質問がある場合は、
「先日いただいた指示書についての質問です。」と書き始める。
言いたいことや伝えたいことの前置きをダラダラ書くと、結局何が言いたいのか分かりづらいことがあります。
さっさと要件を伝えて、詳細はそのあとでOKです。
３．箇条書きを使う
箇条書きを使ったほうが伝わりやすいことがあります。
相手に用意してほしいものややってほしいことが複数ある場合や、先の予定や工程を伝えるときなど。
こういったときは文章の中に入れるより、箇条書きで文章を独立させたほうが分かりやすいです。
４．何をするか、いつ返信するかを伝える
メールを何度かやり取りして、こちらが何か作業をしてから返信することってありますよね。
私の場合はヒアリングしたものをラフに起こすタイミングや、そのラフを選んでもらって清書するとき。
そういうときに、これから自分が何をするかと、いつまでに返信するかを伝えておくと、相手に安心感を持たせられます。
例えば作業するのに５日かかるとき、何も伝えずにいると、相手は２日目くらいから「大丈夫かな？」「いつできるかな？」とソワソワし始めます。
「いつできますか？」なんてメールが来ることもあり、それに手間を取られますよね。
だったら最初から、自分がこれから何をするか、そしてそれはいつ終わって返信できるかを伝えておけば、相手は安心できます。
その日より早く返信できれば、こちらの信用も上がるので一石二鳥。
なのでこれは必ず伝えるようにしています。
相手のことを考えて
結局は受け取った人がどう感じるか。
それを考えて書けば、伝わるメールになります。
フリーランスには必須です。
これからも気を付けていこうと思います。
